Lorsque vous lancez votre entreprise, vous prévoyez que tout se passera bien. Mais il y a des choses qui ne sont jamais planifiées, comme la façon de configurer un logiciel de CRM. Il existe une grande quantité d’informations, mais il est facile de passer d’un document à l’autre sans vraiment savoir ce que l’on entend par « comment configurer notre base de données ».
Décidez du logiciel CRM à utiliser
Les logiciels de CRM peuvent prêter à confusion au début. Avant de plonger dans les moindres détails de la configuration de votre base de données, assurez-vous de comprendre l’objectif de chaque système avant de prendre une décision. Voici quelques questions à vous poser :
De quel type de données clients ai-je besoin ? Si vous avez besoin d’une boutique en ligne qui assure le suivi des commandes et des informations sur les clients, comme les coordonnées et l’adresse, choisissez un système qui permet une personnalisation facile afin que vous puissiez personnaliser votre site Web en toute simplicité. Vous pouvez également opter pour un système doté de solides capacités de création de rapports afin de voir comment les clients interagissent avec votre site Web et d’apporter des modifications en conséquence. Si vous souhaitez des fonctions plus avancées, comme l’envoi automatique d’e-mails ou le traitement des commandes (par exemple, l’expédition), choisissez un système plus robuste, comme Salesforce ou HubSpot.
Créez des comptes d’utilisateur et répartissez les responsabilités
La première étape consiste à créer des comptes d’utilisateur pour chaque personne devant accéder au système (vendeurs, directeurs, etc.). Attribuez ensuite à chaque utilisateur un rôle spécifique au sein de l’entreprise (directeur des ventes, représentant extérieur) et donnez-lui accès à des fonctions spécifiques du programme (modèles d’e-mails de gestion des clients). Cela vous permettra de mieux contrôler la façon dont les gens travaillent dans votre système et les empêchera d’avoir plusieurs personas dans votre logiciel CRM.
Intégrez votre CRM à d’autres systèmes
Votre système CRM doit s’intégrer aux autres systèmes de votre entreprise, qu’il s’agisse d’outils de marketing par e-mail ou de médias sociaux. Si vous disposez d’une liste d’adresses électroniques et souhaitez l’utiliser dans vos campagnes de marketing, assurez-vous que ces données sont disponibles aux bons endroits. Si vous utilisez des outils de médias sociaux comme Facebook ou Twitter, assurez-vous qu’ils peuvent se connecter à votre base de données afin que toutes vos données clients puissent être analysées ensemble.
Définissez des étapes de vente
L’un des aspects les plus importants de la mise en place de votre base de données est de définir quels clients doivent être affectés à chaque étape de l’entonnoir – du premier contact aux appels de suivi ou aux e-mails. Plus vous serez organisé en ce qui concerne les étapes de vente, plus il sera facile pour vous et les membres de votre équipe de suivre les informations sur les clients et de s’assurer que personne ne passe à travers les mailles du filet.